【新入社員必見】仕事の基本。「話が伝わらない」を解決しよう。

伝わる話し方
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新年度になって、1週間が経過しました。今年度から新生活をスタートした新社会人の方も多いと思います。会社ではまだ研修中の方もいれば、既に現場で実務を始めている方など様々かと思います。

新社会人の皆様は、ビジネスの場で先輩社員や上司との人間関係、しっかり仕事をこなしていけるかなど様々な不安を抱えているのではないでしょうか?中でも特に新社会人が悩みやすいことの一つとして、「人との話し方」、「自分の思いの伝え方」が挙げられます。

新人の悩みとして、「相手に話が伝わらない」、「どう伝えればよいか分からない」という悩みは誰しも通る道です。

当ブログでは今日から、新社会人の皆様に、入社1年目から身に付けてほしい話し方、伝え方の基本について紹介していきたいと思いますので、是非これからの記事がお役に立てれば幸いです。

また、既にバリバリに仕事をこなしている方でも、「話が長い」、「で?」、「だから?」とよく言われたり、「話がかみ合わない」、「相手の反応が薄い」という悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか?

実は私も以前悩みを抱えていました。

そのような皆様にも、この記事で紹介することはお役に立つことが出来ます。

是非ご覧ください。

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話が伝わらない。何を伝えたいか分からない人の共通点とは?

先程も書きましたが、「相手に話が伝わらない」という悩みを抱えている方は非常に多くいます。会社に入社して日が浅い新入社員の方であれば尚更です。

仕事の場では「報・連・相」が基本であり、経験の浅いうちは特に密に上司との「報・連・相」を行う必要があります。しかし、「報・連・相」を行うたびに上司の表情は険しく、反応も薄く不機嫌そう、さらには「言いたいことが伝わらず何度も聞き返される」という状況をこれから幾度となく経験することでしょう。

このような時には、自分の話し方を一から見直してみる必要があります。

そもそも話しが伝わらない人の共通点とは何でしょうか?

それは、大きく以下の3つです。

・「話が長い」

だらだらと必要のないことまで話してしまい、結局どこが伝えるべきポイントなのか分からない。

・「話がそれる」

途中で関係のない話にそれてしまい、何の話をしに来たのか分からない。

・「話が飛ぶ」

伝えるべきポイントを飛ばして話してしまい、重要なことが伝わっていない。

ビジネスの場では、要点をさえて、いかに正確かつ効率的に伝えるかがポイントになります。これから、相手に伝えたいことをしっかりと伝えるための基本を紹介していきます。

基本は積み重ねが大切です。これから紹介することを継続して実践してみてください。いずれストレスなく上司とのコミュニケーションをとることができ、職場でも一目置かれるビジネスマンになることを期待しています。

「伝えるべきことが分からない」を解決する3つの型

早速ですが、伝わる話し方をするために真っ先にするべきことがあります。それは、「伝えるべきことをハッキリとさせること」です。

ここができていないために、「話がそれる」、「話が飛ぶ」ということになってしまう人が多くいます。

例えば、新人のA君が上司のBさんに、取引先からのクレーム対応の「報・連・相」を行っています。

A君「その時の話ですが、Cさんが怒り出してしまって・・・」

Cさん「何の話?」

A君「すみません。不具合の原因が分からなくて、組付け後のチェックをしていなかったせいだと思うのですが、取引先も起こってます。ただ、現場が遠くて・・・」

Cさん「言いたいことは何?」

A君「どういっていいか分からないんですけど、この間も別の取引先に怒られて何時間もかけて対応してクレームまで言われたばかりですし・・・」

Cさん「クレームの話はもういいよ」

A君「すみません」

これではクレームが起きた状況も、A君がこれからどうしようと思っているのかも伝わりませんね。ですが、実はあこのような「報・連・相」をしてしまっている人が少なくありません。

まずは、「伝えるべきことをハッキリさせる」という基本を身に付ける必要があります。

しかし、頭ではわかっていても、中々要点をまとめられないと感じる人は多いでしょう。要点をまとめることが苦手なひとには、2パターンの特徴があります。「伝えるべきことが何か、全く浮かばない人」と、「伝えたいことが多くて、どこから話していいか分からない人」です。

ですが安心してください。どちらのパターンの人でも、「何を伝えればよいかが分からない」という本質は同じです。「報・連・相」には基本の型があります。そちらのパターンでも、この型通りに話すことで、見違えるほどに伝わる話し方をすることができます。

その話し方のお手本ともいえる「型」として、①「結論と理由」②「概要と詳細」③「目的と手段」の3パターンを紹介します。

①「結論と理由」

自分の判断が結論となる場合は、その判断に至った理由を忘れずに説明することが大切です。理由は多く、詳しいほうがより説得力が増します。

先程のやり取りで考えると、

「取引先から、据え付けた製品に不具合が発生したというクレームがありました。組付け後のチェックに漏れがあったことが原因であると思います。」(結論)

「理由として、こちらでの事前の作動確認では不具合が発生していません。また、本日の組付け後チェックの工程子確認したところ、一か所だけ確認漏れがあったことが分かりました。」(理由)

②「概要と詳細」

初めに大まかな内容を話した後、内容を細かく説明する話し方です。特に話が長くなりがちな人は、先に概要を端的に話すことで、上司にこれから話したいことを理解してもらうことが出来、その後の詳細な内容も上司の理解として落とし込みやすくなります。

先程のやり取りで考えると、

「取引先から、据え付けた製品に不具合が発生したとクレームがありました。組付け後のチェックに漏れがあったためと思いますので、これから取引先へ修理対応に行ってきます。」(概要)

「クレームの詳細としては、据え付け後に取引先で製品を稼働させようとしたところ、起動後すぐに停止してしまうということです。据付の作業工程を見直したところ、作業後に一か所確認を怠った個所があり、こちらが起因していると考えています。取引先担当者は非常に怒っておられますし、製品が起動しないと困ると言っておられますので、すぐに修理対応が必要と考えます。」(詳細)

このようになります。

③「目的と手段」

誰のために?何のために行うのか?をハッキリとさせ、それを効率的に解決する。手段を説明するときに効果的な話し方です。

先程のやり取りではあまり使う機会のないパターンになりますが、日常的な上司とのやり取りでは非常によく使うパターンです。

例えば、

「今このプロジェクトで起きている問題を早急に解決する必要があります。(目的)そのために、メンバー間の認識を統一する必要がありますので、早急にミーティングを実施するべきであると考えます。(手段)」

「Bさんが明日行う作業のために、(目的)資材を準備しておきます。(手段)」

といったぐあいです。

「報・連・相」を行う際には、これらの中から最も最適なパターンを選び、内容を当てはめて話すようにしてみてください。そうすることで、「何を伝えたらよいか分からない」という悩みを解消することが出来るでしょう。

もし、自分が今どのパターンを使うべきか迷った時には、まずは「結論と理由」を利用してみてください。このパターンは最も多くの場面で当てはめることできる万能な話し方です。相手は先に結論を知ることで、そのあとの話を安心して聞くことが出来るようになります。

さて、今回は、「話が伝わらない人の共通点」、「何を伝えればよいか分からないときの対処法」について紹介しました。是非、明日の仕事の場面で早速使用してみていただければ幸いです。基本は日々の継続が大切です。このブログで紹介する話し方の基本を是非継続して実践し、一人前のビジネスマンを目指していただけたら幸いです。

 

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