企画書や書類の提出、また上司への報告の際、「結局伝えたいことは何？」と聞き返された経験はありますか？きっと誰しも一度や二度は同じような経験をするのではないでしょうか？新入社員は特に、慣れないうちは伝えたいことを正しく伝えることはとても難しいことだと思います。
このような時、多くの場合は伝えたいことをハッキリとさせていない傾向があります。
今回は、あらかじめ伝えたいことをハッキリとさせておくことで、相手に分かりやすく思いを伝える方法について考えていきたいと思います。
Contents
伝えたいことをハッキリさせよう。自分の意見をストックする。
さて、あなたはこのような状況を目にしたことはありませんか？
上司：「明日の締め切りには間に合うかい？」
部下：「間に合うと言えば間に合いますが・・・」
上司」「何かあるの？」
部下：「いえ、今日は別の会議も重なってて」
上司：「間に合わないの？」
部下：「そこまででもないんですけど。今日は残業禁止ですよね？」
上司：「残業したいの？」
部下：「いえ、今日は私用があるので残業はしません。」
上司：「じゃあどうしたいの？」
部下：「いえ、特にどうということもないのですが・・・」
上司：「結局間に合うの？間に合わないの？」
全く同じ状況ではなくとも、似たような場面を目撃したり、あるいは自身が同じことをしたという経験があるのではないでしょうか？
この状況について、あなたならどう思いますか？部下このとき一体何を考えていたのでしょうか？
実は、このような時、部下のような人は「何も考えていない」のです。相手に何を伝えたいかを予めハッキリさせていないために、上司に自分のもいが伝わらず、会話がかみ合わない状態となってしまうのです。
つまり、伝えたいことを曖昧なままの状態で会話を始めてしまうことが敗因であると言えます。
人と話をするとき、しっかりとした意見を言えなければ自分の思いを伝えることは出来ません。しかし、とっさに話しかけられたり、事前に準備をできていない状況で伝えたいことを咄嗟にまとめることは非常に難しいです。話しながら伝えたいことをまとめられるほど器用な人はそれほど多くはないでしょう。
では、いつでも臆せずしっかりと自分の意見を相手に伝えるためにはどうしたらよいのでしょうか？
それは、日頃から「自分の考え」を準備してストックしておくことです。
非常に難しいことのような印象を覚えるかもしれませんが、それほど身構える必要はありません。
「この作業はこのように改善して効率化させたい。」「あの仕事はここが課題点だと思う。自分ならこうする。」「あの人の考えには賛成だ。自分はこう思う。」など、日ごろから自分の仕事を俯瞰的に見ると同時に、人の仕事にも意識を配ることによって、さまざまなバリエーションの「自分の考え」を日々増やしていくことが大切なのです。
先程の上司と部下の会話でも、部下は締め切りが近くなってきた時点で自分はどうするのかを、先取りで考えておけばよかったのです。そうすることで、咄嗟の質問にも即座に回答することが出来るようになります。
それでも自分の意見を考えたりまとめたりすることが苦手だという方も多いと思います。そのような場合には、日頃の同僚との会話や、職場の会議やミーティングに参加する際には、良いと思った意見をその場でメモしておくようにしましょう。そうしていろいろな人の意見や考え方を知り、自分の経験値として蓄えることで、自然と考えることが苦ではなくなり、意見のバリエーションも増えていくことが期待できます。
相手が知りたいことをハッキリさせよう。確認をする習慣が大切。
さて、自分の意見のストックを準備しておけばそれで100%完璧に対応が出来るかというと、そうとは言い切れません。理由は、自分の伝えたいことがイコール相手の知りたいこととは言えないからです。
たとえば、先輩と後輩の二人の会話を見てみましょう。
先輩：「うちの会社は他社と違ってここが強みだと思うんだけどどうかな？」
後輩：「うちはうちでいいんじゃないかと思います。」
先輩：「どういうこと？」
後輩：「無理に他社の真似をする必要ないと思います。」
先輩：「そうじゃなくて、他社と違うところが強みかどうかを聞いてるんだけど？」
後輩：「すみません。でもうちは他社と違うことが強みだと思います。」
先輩：「・・・」
後輩の発言が、先輩の問いとかみ合っていませんね。意外にこのような場面に遭遇することは多いのではないでしょうか？
自分の意見を持つと言っても、ただ自分の伝えたいことを押し付けるのではなく、相手の知りたいことをしっかりと理解したうえでその問いに答える必要があります。
では、相手の知りたいことに的確にこたえるためにはどうしたらよいのでしょうか？それは、「相手が知りたいこと」をハッキリさせることです。
もし相手が話し上手な人であれば容易に求められていることを理解することが出来ますが、必ずしもそのような状況ばかりとは限りません。
そこで、基本的には相手の話に身を任せながら、分かりにくいときには「相手の知りたいこと」を尋ねてみるとよいでしょう。もし相手の考えていることに見当がつく場合は、「このような認識で間違いないでしょうか？」と尋ねると非常に効率的です。
初めから相手の考えていることを正しく理解できることに越したことはありませんが、それは非常に難易度が高いです。相手の質問に対して都度聞き返すようにして確認をとるようにすることで、一度認識が間違っていたとしても途中で会話を軌道修正することが出来ます。
まずは思い込みによってすれ違いが生じてしまわないように、「確認する」ということを習慣化するようにしてみましょう。
さて今回の投稿では、「話がかみ合わない」を解消する方法について紹介しました。先にも説明した通り、自分の考えをハッキリとさせるには、日頃からの積み重ねが非常に大切になります。是非今回紹介したことを普段の会社生活でも継続して実践し、あなたが一人前のビジネスマンとなる一助と慣れれば幸いです。
また、前回投稿では「お願いごとをするときの話し方」について紹介しています。是非こちらも併せてご覧ください。
コメント